KSeF - sprawdź, czy musisz złożyć zawiadomienie ZAW-FA

KSeF - sprawdź, czy musisz złożyć zawiadomienie ZAW-FA 

1. Spółki kapitałowe, jednostki samorządu terytorialnego, fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie oraz inne podmioty niebędące osobami fizycznymi, aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), powinny złożyć zawiadomienie ZAW-FA.
2. Dokument ten jest niezbędny do tego, by móc wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane w KSeF.
3. Obowiązek ten nie dotyczy podmiotów posiadających kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Formularz ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest on niezbędny dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnić się w systemie elektronicznie (np. spółki bez pieczęci kwalifikowanej).

Kto powinien złożyć formularz?

Przede wszystkim podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy nie posiadają pieczęci elektronicznej. Formularz ZAW-FA powinny złożyć również te podmioty, które posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, ale nie zawiera ona numeru NIP.

Dlaczego to jest ważne?

Złożenie ZAW-FA pozwala na:

1. Wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy tzw. superadministratora.
2. Uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych a także nadawania dalszych uprawnień.

Jak złożyć zawiadomienie?

Formularz należy złożyć:

1. W formie elektronicznej za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego albo poprzez e-Doręczenia.
2. Lub w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego.

Składanie formularza ZAW-FA przez e-Urząd Skarbowy:

Wypełnienie formularza:

1. Pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze.
2. Wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane informacje, takie jak dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest to konieczne.

Podpisanie formularza:

1. Formularz ZAW-FA musi być podpisany elektronicznie (możesz użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pamiętając, że w imieniu spółki zawiadomienie mogą podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji w liczbie wymaganej dla danego podmiotu).

Złożenie formularza przez e-Urząd Skarbowy:

1. Zaloguj się do platformy e-Urząd Skarbowy.
2. Utwórz Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany dokument jako załącznik.
3. Wyślij Pismo Ogólne z załącznikiem za pośrednictwem Wybór metody logowania - e-Urząd Skarbowy.

Uwaga: od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie ZAW-FA składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie będzie uznawane za skutecznie doręczone. Ma to związek ze zmianą w przepisach dotyczących składania pism w formie elektronicznej.

Nie czekaj na ostatnią chwilę - złóż zawiadomienie ZAW-FA wcześniej.

Więcej informacji znajdziesz na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF).